Otomatisasi AI Chat: Cara Mengurangi Pertanyaan Pelanggan yang Berulang

Karyawan di departemen layanan pelanggan menghabiskan banyak waktu untuk menjawab pertanyaan sederhana. Pengguna produk atau layanan sering membutuhkan informasi tentang cara kerja produk, ketersediaan layanan di wilayah tertentu, jadwal operasional, atau cara memulai proses administratif tertentu.

Pertanyaan-pertanyaan tersebut memang penting, tetapi menjawab hal yang sama berulang kali menyita waktu yang seharusnya dapat digunakan staf untuk menangani masalah yang lebih kompleks. Melalui otomatisasi AI chat, perusahaan dapat menangani pertanyaan yang sering muncul sekaligus menjaga agar staf tetap tersedia untuk interaksi yang benar-benar membutuhkan keterlibatan mereka.

Apa Itu Otomatisasi AI Chat?

Otomatisasi AI chat menggunakan kecerdasan buatan untuk berkomunikasi dengan pengguna melalui antarmuka berbasis teks. Dalam sistem ini, pengunjung menuliskan pertanyaan dan langsung menerima jawaban tanpa harus menunggu staf.

Tujuan utamanya bukan sekadar mengotomatiskan percakapan. Sistem yang efektif perlu mengakses informasi spesifik tentang organisasi agar jawabannya sesuai dengan produk, layanan, proses administratif, dan kebijakan perusahaan.

Sebagai contoh, pengguna yang mengunjungi website perusahaan relokasi mungkin bertanya, “Informasi apa yang saya perlukan untuk meminta penawaran biaya pindahan?” Daripada membaca banyak halaman, pengguna dapat langsung mengajukan pertanyaan dan menerima arahan menuju informasi yang relevan atau langkah berikutnya.

Mulai dari Pertanyaan yang Paling Sering Diajukan Pelanggan

Cara paling efektif untuk menentukan tugas yang dapat diotomatisasi adalah dengan memeriksa pertanyaan yang sudah sering diterima oleh tim dukungan pelanggan.

Topik tersebut dapat mencakup harga produk, wilayah layanan, detail teknis barang, informasi pengiriman, jam operasional, alamat kantor, panduan penggunaan, atau prosedur standar. Jika pertanyaan tertentu muncul berulang kali, pertanyaan tersebut layak ditangani oleh sistem AI chat.

Dengan mengotomatiskan interaksi tersebut, perusahaan dapat mengurangi jumlah pesan sederhana yang membutuhkan balasan manual. Pengguna juga mendapatkan cara alternatif untuk memperoleh informasi tanpa harus menunggu karyawan.

Permudah Pengguna Menemukan Informasi

Perusahaan mungkin sudah menyediakan informasi yang dibutuhkan di website, tetapi hal itu tidak menjamin pengguna dapat menemukannya dengan mudah.

Pengunjung sering harus menelusuri berbagai daftar, membuka banyak halaman, atau menggunakan istilah teknis yang berbeda dari kata-kata yang digunakan di website. AI chat memungkinkan pengguna menjelaskan kebutuhan mereka dengan bahasa sendiri.

Sebagai contoh, dibandingkan mencari halaman berjudul “Layanan Relokasi Internasional”, pengunjung dapat bertanya, “Bisakah Anda membantu saya pindah rumah ke luar negeri?” AI kemudian dapat menggunakan informasi perusahaan yang tersedia untuk membantu pengunjung menemukan layanan yang tepat.

Hubungkan AI Chat dengan Konten Bisnis

Otomatisasi hanya efektif jika informasi yang mendasarinya akurat.

ChatBar AI menggunakan RAG untuk mengambil fakta yang relevan dari file tertentu saat menghasilkan jawaban. TASK Protocol adalah sistem dengan status patent pending yang mengatur cara AI menemukan dan menyusun jawaban berdasarkan teks website yang telah diverifikasi.

Dengan pendekatan ini, respons AI didasarkan pada fakta yang disediakan perusahaan, bukan semata-mata pada informasi umum dari internet. Jika teks yang tersedia tidak memuat jawaban yang dibutuhkan, sistem dirancang untuk menghindari pembuatan jawaban yang tidak benar.

Bagi staf layanan pelanggan, perbedaan ini sangat penting. Jawaban otomatis yang cepat tetapi tidak didukung informasi yang memadai justru dapat menambah pekerjaan karyawan di kemudian hari.

Beri Tim Dukungan Lebih Banyak Waktu untuk Menangani Masalah Kompleks

Menggunakan otomatisasi bukan berarti AI harus menangani setiap percakapan dengan pengguna.

Beberapa permintaan membutuhkan penyelidikan, penilaian individual, akses ke detail akun pribadi, atau pemahaman manusia terhadap situasi pengguna. Dalam kondisi seperti ini, staf dapat memberikan tingkat layanan yang tidak dapat sepenuhnya digantikan oleh otomatisasi.

Dengan menangani pertanyaan sederhana terlebih dahulu, AI chat membantu mengurangi beban pekerjaan rutin yang harus ditangani karyawan. Dengan begitu, staf dapat berfokus pada kasus tertentu yang membutuhkan campur tangan manusia.

Layani Pelanggan di Luar Jam Operasional

Pertanyaan pengguna tidak selalu muncul selama jam kerja. Pengunjung mungkin mempelajari produk pada malam hari, mencari informasi sebelum rapat pagi, atau mencoba memahami layanan dari zona waktu yang berbeda.

AI chat menyediakan akses ke informasi perusahaan ketika tim dukungan sedang tidak bertugas. Sistem ini tidak selalu dapat menyelesaikan setiap permintaan, tetapi dapat membantu pengguna menemukan jawaban dengan cepat atau memahami tindakan selanjutnya.

Bagi perusahaan yang beroperasi di berbagai negara, teknologi ini menjadikan website sebagai sarana dukungan yang lebih efektif di berbagai zona waktu.

Otomatiskan Layanan Pelanggan dalam Berbagai Bahasa

Bagi perusahaan internasional, pertanyaan yang sama dapat muncul dalam berbagai bahasa.

AI chat dengan fitur Multilingual membantu pengguna mengajukan pertanyaan dalam bahasa pilihan mereka, sementara sistem menggunakan sumber informasi perusahaan yang sama. Hal ini menciptakan pengalaman yang konsisten di berbagai wilayah tanpa perlu membangun alur layanan terpisah untuk setiap bahasa.

Pelajari Pertanyaan yang Terus Berulang

Pertanyaan yang berulang dapat menunjukkan bagian website atau komunikasi perusahaan yang perlu diperbaiki.

Jika pengunjung terus-menerus menanyakan fitur produk atau persyaratan tertentu, masalahnya mungkin bukan sekadar kebutuhan akan jawaban. Informasi tersebut mungkin sulit ditemukan atau ditulis dengan cara yang kurang jelas di website.

Fitur AI Insight dari ChatBar AI membantu perusahaan mengenali pola dalam pertanyaan pengunjung. Temuan tersebut dapat digunakan untuk memperbarui daftar pertanyaan umum, teks website, detail produk, dan dokumen lain yang ditujukan kepada pengguna.

Bantu Pelanggan Mengambil Langkah Berikutnya

Menjawab pertanyaan sering kali hanya merupakan salah satu bagian dari perjalanan pengguna. Setelah memperoleh jawaban, pengunjung mungkin perlu meminta estimasi harga, menghubungi kantor, menjadwalkan pertemuan, atau membuka halaman tertentu.

AI chat dapat mengarahkan pengunjung ke tindakan yang relevan sesuai konteks percakapan. Fitur EverLinks dari ChatBar AI juga memungkinkan pengguna memulai percakapan AI secara langsung melalui email, kampanye pemasaran, atau unggahan media sosial.

Alih-alih mengarahkan pengguna ke halaman utama, perusahaan dapat menyediakan tautan khusus yang membawa mereka langsung ke interaksi yang relevan.

Kesimpulan

Otomatisasi AI chat dapat mengurangi waktu yang dihabiskan perusahaan untuk menangani pertanyaan berulang sekaligus mempermudah pengunjung mengakses informasi. Teknologi ini membantu menjawab pertanyaan dasar, menyediakan informasi di luar jam operasional, mendukung berbagai bahasa, dan mengarahkan pengunjung ke langkah berikutnya.

Manfaat tersebut berasal dari kombinasi otomatisasi, informasi spesifik perusahaan, dan aturan yang jelas bagi AI. AI dapat memberikan informasi faktual ketika sumbernya tersedia dan menghindari pembuatan informasi yang tidak benar ketika data yang dibutuhkan tidak ditemukan.

Dengan RAG, TASK Protocol, fitur Multilingual, EverLinks, AI Insight, avatars, dan Trust Center, ChatBar AI dirancang untuk membantu perusahaan mengotomatiskan percakapan umum di website sekaligus menjaga agar staf tetap tersedia untuk menangani situasi yang lebih kompleks.

Coba tanyakan kepada ChatBar AI:

Pertanyaan pelanggan apa saja yang sebaiknya saya otomatiskan dengan AI chat?

Bagaimana AI chat dapat mengurangi pekerjaan berulang dalam layanan pelanggan?

Biarkan situs web Anda berbicara untuk bisnis Anda.
Akurat dan aman.